GLOSSAIRE DES TERMES !
Activités : Listes d’enregistrements d’activités
➢ Appels téléphoniques
➢ Rendez-vous
➢ Tâches
➢ Courrier électronique
➢ Message texte
Apporteur d’affaire : personne qui est à l’origine de la mission réalisée pour un client.
Articles : Désigne les éléments de données sociales qui seront ensuite facturer pour les missions
sociales.
Association : Dans le cadre d’une recherche avancée, liste toutes les entités que l’on peut associer
pour affiner les critères de sélection des enregistrements.
Business Intelligence (BI) : Désigne l’informatique décisionnelle qui permet une analyse poussée de
l’activité dans un portefeuille. C’est un outil de pilotage très complet au cœur des outils de demain.
Campagne : Ensemble d’actions sur une thématique définie et selon des objectifs précis.
➢ Emails
➢ Appels téléphoniques
➢ Rdv
Champ : Zone dans la fiche d’un Compte ou d’un Contact où il est possible de renseigner/consulter
diverses informations.
Chargé de mission : correspond au responsable de dossier.
Chiffre d’affaires (sur les prospects et opportunités) : Ce champ se retrouve lors de la création des
prospects et des opportunités en remplacement du champ du CRM « Honoraires # ». Ce changement
a pour but de mieux correspondre à l’offre de services qui regroupe à la fois les honoraires, les
abonnements (ex : logiciels clients tels que Ma Compta), les forfaits et les frais (ex : télétransmission).
Chronologie : Zone dans la fiche d’un compte, d’un contact, d’un prospect ou d’une opportunité où il
est possible de renseigner diverses informations (Activités, Notes).
Client : Compte avec une opportunité conclue (mission en cours ou terminée).
Client potentiel : Après la qualification d’un prospect, statut du compte tant qu’aucune opportunité
n’a été fermée comme conclue.
Corbeille de tâches : Affichage qui regroupe l’intégralité des tâches en attente de l’utilisateur. Cela
peut aller des temps à envoyer jusqu’aux missions à renouveler ou facturer pour les DM. Généralement
utilisée en page d’accueil, cela permet d’avoir une vue directe de l’activité au quotidien.
Compte : Société de type personne morale ou physique à laquelle les contacts et les
Opportunités/Missions sont rattachés. Un Compte peut avoir un ou plusieurs Contacts,
mais il doit en avoir au moins un même dans le cadre d’une structure PP.
Compte PM : Compte dont l’entité juridique est « Personne morale ».
Compte PP : Compte dont l’entité juridique est « Personne physique ».
Concurrents : Liste des concurrents de STREGO.
➢ Champ disponible lorsque vous souhaitez conclure une opportunité « Fermer comme Perdue
».
Contact : Personne physique rattachée à un ou plusieurs comptes avec entre autres des coordonnées,
une fonction et des informations sociales.
➢ La liste des contacts correspond à l’annuaire de CEGID.
CRM : Customer Relationship Management (= Gestion de la Relation Client), application en charge de
la relation client qui vise à automatiser les processus de relations que possède une entreprise avec ses
clients.
Dates de facturation : Dates utilisées dans la rubrique « Éléments de facturation » permettant de
définir la période sur laquelle seront générés les acomptes ou la planification des factures du social.
Elles peuvent être différentes des dates de la mission, il convient donc de les vérifier en cas de
modification de l’une ou l’autre.
Dates de mission : Dates correspondant à l’exercice de la mission. Elles peuvent différer des dates de
facturation, il convient donc de les vérifier en cas de modification de l’une ou l’autre.
Disqualifier : Action qui permet de rendre inactif un prospect lorsque l’on considère que l’on ne pourra
pas traiter avec lui. Il passe alors en lecture seule et sera reclassé dans la vue « Mes prospects exclus »
d’où il pourra être réactivé si besoin.
DM Signataire : Correspond au DM en charge de la mission. Cet élément conditionne le rattachement
d’une mission à un site signataire.
Éléments de facturation : Menu permettant de gérer tous les éléments de facturation, on peut :
➢ Définir un mode de facturation entre « Planifié » et « À la demande » ;
➢ Changer les dates de facturation ;
➢ Générer nos acomptes ou notre planification des factures du social ;
➢ Créer des éléments hors-plan (ex : factures exceptionnelles).
Entité : Objet/catégorie d’informations ayant un sens métier. Ex : structure, contact, prospect,
opportunité, rendez-vous, appel téléphonique, email, etc…
Entité de production : Société du groupe STREGO au sens juridique à laquelle on veut rattacher
l’opportunité ou la mission. Cela peut-être Strego, Strego Audit, Ombello... C’est le nom de cette
société qui apparaîtra sur la facture du client.
Enseigne commerciale : Nom de l’enseigne d’un client (très souvent différent du compte). Cette
information est nécessaire par exemple pour identifier facilement un client franchisé ex : Magasins U.
Facturation hors-période : Correspond aux éléments que l’on voudrait facturer sans attendre
l’échéance habituelle de la facturation (généralement le 20 de chaque mois). Il est donc possible
d’envoyer la ligne à facturer immédiatement au service Facturation afin qu’il génère une facture. Cela
se fait en utilisant l’option « Transfert immédiat » à la place de « Prêt pour la facturation ».
Facturation hors-plan : Correspond aux éléments qui sortent de la facturation standard. Il peut s’agir
« d’acomptes exceptionnels », d’avoir, de compléments de facturation… Pour créer ces éléments, il
faut aller dans les « Éléments de facturation » et créer un nouvel acompte.
Fermer comme conclu : Correspond au moment où l’opportunité est signée par le client. L’opportunité
est fermée et une mission à installer est alors créée. Avec le process de lettre de mission
dématérialisée, cela se fait automatiquement une fois cette dernière signée par le client.
Fermer comme perdu : Permet d’indiquer que le client à rejeter la proposition de lettre de mission qui
lui a été faite et que la mission n’est plus envisageable avec lui. L’opportunité passe alors en lecture
seule et est sortie de la liste des opportunités ouvertes.
Formulaire : Écran visible utilisé par les utilisateurs du CRM qui présente une vision détaillée d’un
enregistrement. Ex : la fiche d’un compte ou d’un Contact.
Gestionnaire de compte : le DM en charge du compte. Il peut être différent du DM signataire qui a la
responsabilité de la mission.
Historique de missions : Zone de la fiche d’un compte où sont récapitulées les missions signées mais
qui sont terminées.
Listes Marketing : Listes de Contacts ou de Prospects en fonction de certains critères qui servent de
destinataires pour les envois d’emailings.
Lookup : Champ avec une loupe qui ouvre une nouvelle fenêtre où il est possible de sélectionner un
ou plusieurs enregistrements.
Mission/Domaine/Métier : Correspond aux éléments de l’offre de service.
➢ La mission correspond à ce qui était auparavant la prestation afin de s’aligner avec l’offre de
service du groupe.
➢ Le métier et le domaine permettent quant à eux de regrouper les missions dans des ensembles
plus vastes et de faire le lien avec le type de mission et l’entité.
Missions en cours : Zone de la fiche d’un compte où sont récapitulées les missions signées qui ne sont
pas encore terminées.
Mode de facturation « À la demande » : Mode de facturation à définir pour toutes les missions qui
n’ont pas une planification des acomptes (ex : mission d’établissement des bulletins de paie)
Mode de facturation « Planifié » : Mode de facturation à définir pour les missions nécessitant un plan
d’acomptes (ex : mission de présentation des comptes annuels).
Mode de paiement privilégié : Champ de la fiche client qui a été rajouté afin de faire le lien avec les
factures qui seront émises par le groupe. Il est important de bien le renseigner afin de conditionner les
échéances de paiement du client et d’avoir la mention qui apparait à l’édition de la facture.
Mois de facturation : Champ de la saisie des données sociales qui permet de rattacher un mois à
l’article saisi. Seul le mois et l’année sont importants pour ce champ, peu importe le jour du mois
auquel ils seront enregistrés
Mois de solde : Champ lié à la gestion des acomptes. Il permet de définir que l’acompte de solde sera
généré x mois après la date de fin de facturation.
Numéro de compte : Présent en haut à droite de la fiche client, il correspond au code Cegid. Il est à
différencier du numéro de compte Agility.
Numéro de compte Agility : Nouvel identifiant du client lié à Agility. Ce numéro de compte permettra
dans le futur d’avoir un numéro client commun à l’ensemble des logiciels et applications.
Offre de services : Ensemble des éléments définis par le service Marketing qui conditionnent les
différents référentiels utilisés. On peut par exemple citer les Missions/Domaines/Métiers qui
découlent directement de cette offre du groupe.
Opérateur : Dans le cadre d’une recherche avancée, les opérateurs permettent d’affiner un critère de
sélection. Les opérateurs changent en fonction du type de champ sélectionné. Ex : Quand le champ «
Adresse » est sélectionné, l’opérateur peut être « Est égal à », « Contient », « est différent de »…
Opportunité : Mission potentielle que l’on détecte chez un client ou un prospect.
➢ Les opportunités sont visibles sur la fiche d’un compte dans le bloc « Opportunités ouvertes ».
➢ Lorsqu’une opportunité est fermée « comme conclu » ou « comme perdu », la fiche passe en
lecture seule et il n’est plus possible de la modifier.
➢ Lorsque la mission est soldée par la Gestion Interne en termes de facturation, celle-ci passe
automatiquement dans le bloc « Historique de mission ».
Partager des droits : Permettre à d’autres utilisateurs d’accéder à un enregistrement (compte, contact,
opportunité, etc…) dont vous êtes propriétaire. Il y a plusieurs niveaux d’autorisation. Par exemple
pour un contact :
➢ Lire : Possibilité de voir toutes les informations d’un Contact (par défaut tout le monde a déjà
le droit de lecture sur tous les comptes).
➢ Écrire : Possibilité d’ajouter ou de modifier les informations du Contact.
➢ Supprimer : Possibilité de supprimer le contact.
➢ Ajouter : Possibilité d’utiliser ce compte pour le lier à d’autres enregistrements (Un Compte,
Une Opportunité, etc.).
➢ Attribuer : Possibilité de modifier le propriétaire de la fiche contact en « attribuant » le contact
à un autre utilisateur.
➢ Partager : Possibilité de partager ce contact à d’autres utilisateurs.
Personnes ressources : Correspond aux personnes qui sont ressources sur le dossier. Il est essentiel
qu’une personne soit rajoutée en tant que ressource si elle doit intervenir dessus. En effet, pour la
saisie des temps par exemple, une personne ne pourra pas saisir de temps sur la mission si elle n’est
pas affectée au dossier et qu’elle ne fait pas partie du bureau.
Planification : Rubrique présente dans les « Éléments de facturation » permettant de définir une
période de facturation dans le cas où l’on a choisi le mode de facturation « À la demande ». Il est
essentiel de le faire pour les missions sociales afin de pouvoir valider les articles sur un mois donné qui
doivent être inclus dans cette période de facturation.
Prêt pour facturation : Permet d’envoyer les éléments (acomptes, articles…) vers le Service Facturation
pour la date habituelle (généralement le 20 de chaque mois) afin que les factures puissent être émises.
Prospect (Fiche prospect) : Formulaire de saisie d’informations pour un nouveau prospect. Les
informations à noter concernent la personne, son entreprise et l’opportunité détectée. Le bouton «
Qualifier » de la fiche permet, le moment venu, de créer automatiquement les fiches Compte, Contact
et Opportunité et donc de générer un code client.
PRPL : Il permet de suivre la rentabilité d'un client ou d'une mission. Les initiales signifient
Prix de revient profession libéral.
Qualifier : Action qui permet de transformer un prospect en opportunité lorsque l’on passe à l’étape
de génération de la lettre de mission. Il passe alors en lecture seule et une opportunité ouverte sera
alors créée.
Recherche globale : Recherche d’un compte, contact ou opportunité dans la barre de recherche
supérieure disponible en cliquant sur la loupe (dans le bandeau vert, en haut à droite de la page).
Recherche avancée : Fenêtre qui permet d’afficher des résultats avec la possibilité d’y appliquer une
multitude de filtres particuliers.
Régime TVA : Champ de la fiche client qui a été rajouté afin de faire le lien avec les factures qui seront
émises par le groupe. Il est essentiel de bien le renseigner car autrement aucune facture ne pourra
être émise pour ce client.
Reste à facturer : Dans le PRPL, le reste à facturer à un mode de calcul un peu spécial. Il correspond à
la somme des lignes (Acomptes ou articles) qui ont été créées mais qui n’ont pas encore été indiquées
comme « Prêtes pour la facturation ». Par conséquent, ce n’est pas directement lié au chiffre d’affaires
indiqué sur la mission.
RUM : Champ de la fiche client qui a été rajouté afin de faire le lien avec les factures qui seront émises
par le groupe. Il est important de bien le renseigner afin de faire le lien avec le mandat de prélèvement
du client.
Site de production : Site sur lequel la mission est réalisée. Il peut être différent du site signataire par
exemple en cas de « sous-traitance » d’un bureau vers un autre. Exemple : Un client du bureau
d’Angers à sa mission sociale réalisée à Redon : le site signataire du client sera Angers et le site de
production pour la mission sociale sera Redon.
Site signataire : Site auquel est rattaché le client. Il dépend du DM signataire et c’est ce site qui sera
indiqué sur la facture. Il peut être différent du site de production en cas de délocalisation de la mission
à un autre bureau.
Solde : Permet d’identifier une ligne d’acompte qui va solder la mission. Une fois que la facture
associée aura été générée, cela va changer le statut de la mission. Cette dernière passera alors en
lecture seule et on ne pourra plus intervenir dessus. Il est possible de renouveler la mission si cela n’a
pas déjà été effectué.
Tableaux de Bord Agility : Affichage présentant des vues sous la forme de BI qui permet d’avoir une
vision analytique de ses clients. Ils vous permettent d’avoir une vue directe et concise sur votre activité
au quotidien.
Transfert immédiat (prêt à facturer) : Cette option permet d’envoyer des éléments au service
facturation en dehors de la période habituelle (généralement le 20 de chaque mois). Une facture
pourra alors être générée dans la foulée.
Type de relation : Correspond au statut du Compte afin de qualifier l’état d’avancement de la relation
commerciale avec un client. Il y a 2 statuts différents : client et client potentiel. Vue : Liste
d’enregistrements sélectionnés en fonction de certains critères définis
Exemples de Vue : « Mes contacts actifs » = tous les contacts rattachés sur gestionnaire de
compte dont le statut est actif.