La création et gestion des Mandats SEPA pour les nouveaux clients
Prérequis : Collecter le RIB du client
Etape 1 : Création d'un compte
Le mode de paiement à privilégié est le "Prélèvement".
Il se renseigne dans la partie "Infos Facturation" du formulaire "Compte"
Si les champs "Compte bancaire" & "RUM" ne sont pas renseignés alors que le mode de
paiement sélectionné est "prélèvement" l'enregistrement ne sera pas possible.
L’échéance de paiement doit être choisi en fonction du mode de paiement
(J+20 en prélèvement)
Le statut « Non » correspond à l’étape où le mandat est créé
dans e-control jusqu’à sa génération dans la lettre de mission.
Etape 2 : Génération d'un mandat SEPA via E-Control
1. Sous E-control, Générer le mandat
2. Valider et fermer sans imprimer le mandat
3. Sous AGILITY, le compte bancaire et le RUM se synchronisent automatiquement au
bout de quelques minutes via E-control
4. Soumettre le RIB dans le bloc Import de documents
5. Mandat retourné signé => « Non » à renseigner manuellement
6. Renseigner le Régime de TVA à appliquer sur les factures (France dans 99 % des cas)
Besoin de plus de précision sur la génération des mandats sous E-control ?
Cet article est fait pour vous : https://strego.crm4.dynamics.com/main.aspx?pagetype=entityrecord&etn=knowledgearticle&id=ea8444e2-e9b9-ed11-83ff-0022487f32f2
Etape 3 : Génération de la lettre de mission à partir de l’opportunité
Compléter toutes les informations indispensables sur l'opportunité
(Bloc Opportunités ouvertes/Onglet missions) :
1. Chiffre d’affaires => Montant annuel HT des honoraires convenus
2. Date de début de Mission
3. Date de fin de Mission => déduite automatiquement de date de début (+12 mois)
si différent, choisir une date
4. Chargé de Mission
5. Entité de production
6. Site de production => déduit lors du choix du chargé de mission
Générer la lettre de mission et préparer la signature électronique avec eDocSign
Si la lettre de mission contient un mandat SEPA, renommer selon cet exemple :
2022-10-20-LM_CPT_&_MANDAT_SEPA_nom du client_numéro de compte) puis
cliquer sur "publier".
Attendre quelques instants avant la génération du fichier Word pour
permettre aux coordonnées bancaires et au RUM de se synchroniser correctement
Etape 4 : Modification du champ « Mandat retourné signé »
- Actualisation du champ « mandat retourné signé » => Renseigner manuellement « en attente de signature »
- Le mode de paiement privilégié devient automatiquement « Virement » et n’est plus modifiable.
Le statut « en attente de signature » correspond à l’étape où la lettre de mission a été envoyée à
la signature jusqu’au retour signé du client.
Etape 5 : Traitement du mandat signé sous AGILITY
- Actualisation du champ « mandat retourné signé » => Renseigner manuellement « Oui »
- Le mode de paiement privilégié devient automatiquement « Prélèvement ».
- L’échéance de paiement est à renseigner manuellement à « J+20 ».
- Les champs Mode de paiement privilégié, Mandat retourné signé et Compte Bancaire sont verrouillés.
- La modification de ces champs n’est plus possible, cela sécurise les données.
Etape 6 : Avertir le Service Facturation
Le Service Facturation ne dispose pas encore d’une vue permettant de visualiser les mandats retournés
signés « Oui », et également de différencier ceux qui ont été modifiés de ceux qui sont actifs depuis
longtemps.
Rédiger un mail au Service Facturation en précisant le nom du client et le numéro de compte
en objet puis dans le corps du mail : Mandat signé dans Documents