Les bonnes pratiques d'Expensya
Face à vos nombreuses interrogations sur l’outil et son utilisation vous trouverez ci-dessous les bonnes pratiques.
Un outil pour des frais de déplacements professionnels uniquement
Les catégories ont été volontairement choisies pour n’afficher que les frais liés à vos déplacements professionnels
(Train, Restauration, Taxi, Péages, IK, etc…). Si votre dépense ne correspond pas à une catégorie affichée, il vous
faut en demander le remboursement auprès de votre responsable de bureau directement (remboursement
par espèces ou chèque)
- Les courses/achats divers/cadeaux clients pour le bureau doivent faire l’objet d’un paiement par le bureau
directement (chèques, espèces) ou, lorsque cela est possible, la facture doit être envoyée directement au siège
pour paiement au fournisseur par virement servicedaf@bakertillystrego.com, vous pouvez également contacter
les services généraux (Sophie VEGER s.veger@bakertillystrego.com ou
Julie HARREAU julie.harreau@bakertillystrego.com) pour la création de comptes professionnels dans certaines enseignes
- Les remboursements mensuels des abonnements de frais de transports en commun (type pass Navigo) ne doivent
pas être présents sur EXPENSYA, merci de contacter directement le service RH (Nelly MARTEL nelly.martel@bakertillystrego.com
ou Chloé MALABRY c.malabry@bakertillystrego.com
- Les frais de déménagement, les collaborateurs concernés par une mobilité doivent faire valider leur demande
auprès de Thibaut RIMAUD et la facture doit être envoyée directement au siège pour remboursement/paiement
par virement (servicedaf@bakertillystrego.com)
- Les sorties convivialités ou autres sorties diverses ne sont pas des frais de déplacements et doivent faire l’objet d’un
paiement par le bureau ou, lorsque cela est possible, la facture doit être envoyée directement au siège pour paiement
au fournisseur par virement servicedaf@bakertillystrego.com
- Pour le paiement de vos formations, merci de contacter le services RH rh.formation@bakertillystrego.com
- Pour vos cotisations professionnelles, la facture doit être envoyée directement au siège pour paiement au fournisseur
par virement servicedaf@bakertillystrego.com
- Concernant les Indemnités Kilométriques, merci de privilégier les voitures STREGO lorsqu’elles sont disponibles
dans vos bureaux, des contrôles seront effectués. Pour les frais liés aux voitures de services (lavage, carburant) vous
disposez dans chaque voiture d’une carte Total permettant le paiement de ces dépenses.
Des remboursements sous 7 jours maximum
Les virements sont effectués tous les jeudis (prise en compte des notes validées jusqu’au mercredi soir).
Attention, c’est la validation de la note qui génère le virement et non la création des dépenses, pensez bien
à affecter vos dépenses à une note et à valider.
A la validation, la note passe en statut approuvé, ce qui la transmet au manager pour validation définitive.
Le remboursement se fera uniquement après validation du manager.
Affectation automatique sur les PRPL de vos clients
Lors de la création de vos dépenses, merci de bien indiquer l’affaire concernée (recherche par nom ou
numéro de client). Nous constatons à ce jour beaucoup de frais de déplacements affectés en Non Facturable.
Des contrôles complémentaires seront mis en place sur ces frais.