POLITIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENT
1. Repas :
Pour être en conformité fiscale, les invitations lors des repas doivent obligatoirement faire
mention :
Pour être en conformité fiscale, les invitations lors des repas doivent obligatoirement faire
mention :
- Du motif ET des noms des invités à renseigner directement dans les champs « Titre »
et « Ajout d’invités » sur - D’un justificatif de paiement fiable et lisible.
Il convient d’être raisonnable sur le montant des repas.
En cas d’invitations clients/prospects, chacun doit rester raisonnable, des demandes et
explications pourront avoir lieu en cas de montant significatif.
explications pourront avoir lieu en cas de montant significatif.
2. Utilisation du véhicule personnel :
=> Assurance
Les collaborateurs sont assurés automatiquement par la société pour les déplacements
professionnels. En revanche, les associés ne sont pas couverts, ils doivent s’assurer par
leurs propres moyens.
=> Règlementation des Indemnités Kilométriques
• Utiliser en priorité les véhicules de service mis à disposition.
• Privilégier les transports en commun sur les grandes villes (ex : Paris, Lyon…).
=> Saisie sur Expensya des Indemnités Kilométriques
• Refacturer autant que possible les clients.
• En cas de visites multiples de clients, décomposer chaque trajet par client sur Expensya
3. Utilisation des véhicules Baker Tilly :
Lors de l’utilisation des véhicules de service, veillez à :
=> Assurance
Les collaborateurs sont assurés automatiquement par la société pour les déplacements
professionnels. En revanche, les associés ne sont pas couverts, ils doivent s’assurer par
leurs propres moyens.
=> Règlementation des Indemnités Kilométriques
• Utiliser en priorité les véhicules de service mis à disposition.
• Privilégier les transports en commun sur les grandes villes (ex : Paris, Lyon…).
=> Saisie sur Expensya des Indemnités Kilométriques
• Refacturer autant que possible les clients.
• En cas de visites multiples de clients, décomposer chaque trajet par client sur Expensya
3. Utilisation des véhicules Baker Tilly :
Lors de l’utilisation des véhicules de service, veillez à :
- Vous garer aux endroits dédiés (laisser libre les bornes électriques et parking client…)
- Ne rien laisser dans le véhicule et faire le plein à la fin de son utilisation
- Ne rien laisser dans le véhicule et faire le plein à la fin de son utilisation
L’utilisation des véhicules à des fins personnelles durant le week-end/vacances ou jours fériés
n’est autorisée que dans certains cas :
Sauf exception, une carte Total est à disposition dans la boite à gants de tous les véhicules
de service et fonction :
- A utiliser pour le plein de carburant et le lavage des véhicules
de service et fonction :
- A utiliser pour le plein de carburant et le lavage des véhicules
- Aucune dépense de lavage n’est autorisée dans Expensya.
4. Utilisation des véhicules de location :
Pour les locations de voitures, se rapprocher de Julie HARREAU (julie.harreau@bakertilly.fr)
qui gère le contrat groupe Europcar.
Pour les locations de voitures, se rapprocher de Julie HARREAU (julie.harreau@bakertilly.fr)
qui gère le contrat groupe Europcar.
5. Réservation billets d’avions :
Les réservations de vols doivent s’effectuer en classe économique.
6. Réservation billets de train :
Les collaborateurs doivent effectuer leurs réservations de train en 2ème classe.
7. Réservation d’hôtel :
En fonction des disponibilités, les collaborateurs doivent privilégier les hôtels 3* maximum.
8. Dépenses pour le compte d’un autre collaborateur :
Lorsqu’un paiement est effectué pour un autre collaborateur (par exemple 2 billets d’avion, de
train ou plusieurs chambres d’hôtels)
=> Préciser son nom dans l’onglet « invités ajoutés » sur Expensya
Lorsqu’un paiement est effectué pour un autre collaborateur (par exemple 2 billets d’avion, de
train ou plusieurs chambres d’hôtels)
=> Préciser son nom dans l’onglet « invités ajoutés » sur Expensya
9. Frais non facturables :
Pour les codes Non Facturables renseigner le champ affaire sur Expensya avec l’un des codes
correspondant dont vous trouverez le lien ci-après sous Agility : Saisie des temps non facturables
10. Erreur courante :
Attention à bien affecter la bonne catégorie à votre dépense
(ex : pas de frais de parking dans catégorie carburant).
Des contrôles de notes de frais sont effectués mensuellement ; il est possible que vous soyez
contactés pour des explications supplémentaires. En cas d’anomalie non justifiée, un
remboursement sera demandé.